Jak przenieść kursantów z innej platformy bez utraty dostępów

Od czego zacząć przenosiny?

Od eksportu danych ze starej platformy, zanim cokolwiek wyłączysz. Dopiero mając pliki na dysku, budujesz kursy w nowym miejscu. Dostępy kursantów nadaje się na końcu, gdy treść już stoi, a stary system zostaje włączony jeszcze przez kilka tygodni jako zabezpieczenie.

Najczęstsza porażka przy migracji nie polega na zgubieniu plików. Polega na tym, że kursant nie wiedział o zmianie, dostał maila z prośbą o ustawienie hasła, uznał to za próbę wyłudzenia i napisał, że stracił dostęp do kursu, za który zapłacił. Komunikacja jest tu ważniejsza niż technika.

Co trzeba wyeksportować przed migracją?

Pobierz to wszystko, zanim zaczniesz cokolwiek zmieniać, i zrób kopię na dysku, a nie tylko w chmurze platformy. Wideo pobieraj w pierwszej kolejności — to najdłuższy krok i najczęściej to on blokuje resztę.

W jakiej kolejności działać?

1. Eksport wszystkiego z listy powyżej. Osobny katalog na dysku, kopia zapasowa.
2. Odtworzenie struktury kursów w nowym miejscu. Moduły, lekcje, materiały. Bez kursantów, na razie w wersji roboczej. Moduł kursów online obsługuje lekcje wideo, tekstowe i plikowe, materiały do pobrania oraz udostępnianie lekcji według harmonogramu.
3. Wgranie wideo i sprawdzenie limitu miejsca. Policz sumę gigabajtów przed wgrywaniem i dobierz pakiet z zapasem, żeby nie zatrzymać się w połowie.
4. Test na własnym koncie. Załóż konto testowe kursanta, przejdź kurs od pierwszej do ostatniej lekcji, sprawdź każdy plik do pobrania i każdy quiz.
5. Ustawienie płatności, faktur i dokumentów prawnych. Zanim kupi pierwsza osoba, a nie po.
6. Import kursantów i nadanie dostępów. Osobno dla każdego kursu, według pliku przypisań.
7. Wyrywkowa kontrola. Weź dziesięć nazwisk z różnych kursów i sprawdź ręcznie, czy widzą dokładnie to, za co zapłacili.
8. Mail do kursantów z instrukcją. Dopiero teraz, gdy wszystko działa.
9. Przekierowania starych adresów. Po tym, jak nowe adresy są stabilne.
10. Wyłączenie starej platformy. Nie wcześniej niż kilka tygodni po ostatnim kroku.

Kroki 2-5 możesz wykonywać spokojnie, bo nic nie jest jeszcze widoczne dla kursantów. Kroki 6-8 zrób w jednym dniu, najlepiej rano w dzień roboczy, żeby mieć czas na reakcję.

Jak nie zerwać dostępów?

Adres e-mail jest kluczem. Import łączy kursanta z jego dostępem po adresie. Jeśli w starym systemie ktoś zmienił adres, a ty importujesz stary plik, powstanie drugie konto bez dostępu. Wyeksportuj listę tuż przed importem, nie miesiąc wcześniej.

Hasła się nie przenoszą i nie powinny. Są przechowywane w postaci nieodwracalnego skrótu, więc żadna platforma nie może ich przekazać dalej. Kursant ustawia nowe hasło przy pierwszym logowaniu. To normalne i trzeba to zapowiedzieć w mailu, żeby prośba o ustawienie hasła nie wyglądała podejrzanie.

Import ma być powtarzalny. Przy pierwszym podejściu zawsze coś się nie zgadza. Importer w Learnly (od pakietu START) przyjmuje pliki eksportu z innych platform i jest idempotentny, czyli powtórzenie tego samego pliku nie tworzy duplikatów. Dzięki temu można poprawić plik i wgrać go ponownie bez sprzątania po sobie.

Nie kasuj starej platformy z góry. Opłać ją na jeszcze jeden okres rozliczeniowy. To najtańsze ubezpieczenie w całej operacji — jeśli czegoś zabraknie, po prostu tam wracasz.

Subskrypcje cykliczne wymagają osobnego planu. Zgoda na obciążanie karty jest powiązana z kontem operatora płatności, na którym powstała, więc nie przenosi się razem z listą kursantów. Osoby płacące cyklicznie trzeba poprosić o ponowne podanie danych płatności w nowym systemie i dać im na to czas, zanim wygaśnie stary dostęp. Zaplanuj to przed migracją, a nie w dniu, w którym pierwsza płatność nie przejdzie.

Co napisać kursantom?

Trzy wiadomości wystarczą. Ton rzeczowy, bez tłumaczenia się i bez marketingu.

Tydzień przed. Co się zmienia, kiedy, pod jakim adresem będzie kurs, że dostęp zostaje bez dopłat i że nie trzeba nic robić do dnia przeprowadzki.

W dniu przeprowadzki. Nowy adres, informacja, że trzeba ustawić nowe hasło (z podanym powodem: haseł nie da się przenieść), link do ustawienia hasła oraz jeden adres kontaktowy na wypadek problemów. Napisz też, że stary system działa jeszcze przez określony czas.

Trzy dni po. Tylko do osób, które się nie zalogowały. Krótkie przypomnienie z tym samym linkiem.

Wysyłkę tych trzech wiadomości warto oprzeć o automatyzację e-mail, bo trzecia wiadomość ma iść wyłącznie do osób bez logowania i ręczne pilnowanie tego przy kilkuset kursantach jest bez sensu. Adresy przenoś ze statusem zgody — osoby, które w starym systemie wypisały się z wysyłki, nie mogą wrócić na listę przy okazji migracji.

Jak przekierować stare adresy?

Jeśli stara platforma stała na twojej domenie, ustaw przekierowania stałe (kod 301) ze starych adresów lekcji i stron sprzedażowych na nowe. Bez tego tracisz pozycje w wyszukiwarce i wszystkie linki, które gdziekolwiek zostawiłeś.

Jeśli kurs stał na domenie dostawcy, przekierowań nie ustawisz. Wtedy zostaje przegląd miejsc, w których podawałeś link: podpis w mailu, opisy profili społecznościowych, materiały PDF, wpisy na blogu, płatne reklamy. Zrób z tego listę i odhacz pozycję po pozycji. Nowy adres warto od razu osadzić na własnej domenie z własnym brandingiem, żeby drugiej takiej przeprowadzki już nie było.

Czego nie da się przenieść?

• Postępu w kursie. Większość platform nie eksportuje informacji o tym, którą lekcję kto obejrzał. Uprzedź kursantów, że pasek postępu zacznie się od zera, a dostęp do materiału jest pełny.
• Haseł. Zawsze reset, bez wyjątków.
• Komentarzy i dyskusji pod lekcjami. Rzadko dają się wyeksportować w użytecznej formie. Jeśli są wartościowe, zrób kopię najcenniejszych wątków i przenieś je ręcznie jako materiał.
• Opinii i ocen kursu. Zbierasz je od nowa.
• Certyfikatów już wystawionych. Numery seryjne z poprzedniego systemu przestają być weryfikowalne po jego wyłączeniu. Jeśli twoi kursanci używają certyfikatów zawodowo, wystaw je ponownie w nowym systemie i uprzedź o zmianie numerów.
• Aktywnych zgód na obciążanie karty. Opisane wyżej.

Pytania i odpowiedzi

Ile trwa przeniesienie kursantów?

Techniczna część, czyli import listy i nadanie dostępów, to kwestia jednego dnia. Całość zajmuje tyle, ile pobranie i wgranie wideo oraz odtworzenie lekcji — przy jednym kursie zwykle kilka dni, przy pełnym katalogu kilka tygodni.

Czy kursanci stracą dostęp choć na chwilę?

Nie, jeśli stara platforma zostaje włączona do czasu potwierdzenia, że wszyscy przeszli. Przerwa pojawia się tylko wtedy, gdy ktoś wyłącza stary system w dniu uruchomienia nowego.

Czy da się przenieść kurs razem z historią sprzedaży?

Historia zamówień przenosi się jako plik do archiwum, a nie jako aktywne dane. Zachowaj ją niezależnie od platformy, bo bywa potrzebna przy reklamacjach i rozliczeniach — mechanizmy dokumentowania sprzedaży opisuje tekst o fakturach za kursy online.

Sprzedaję przez zewnętrzny sklep, czy muszę go zmieniać?

Nie. Wtyczka do WooCommerce i konektor Shopify sprawiają, że zakup w zewnętrznym sklepie zapisuje kupującego na kurs. Sklep zostaje tam, gdzie jest, zmienia się tylko miejsce, w którym stoi kurs.

Czy warto zlecić migrację?

Jeśli masz kilkanaście kursów, tysiące kursantów albo aktywne subskrypcje, przygotowanie planu z kimś, kto robił to wcześniej, oszczędza więcej niż kosztuje. Zakres takiej pomocy opisują usługi wdrożeniowe. Przy jednym kursie i kilkudziesięciu osobach spokojnie zrobisz to sam według listy wyżej.