Learnly
Co musi zawierać lista obecności na szkoleniu?
Przepisy nie narzucają jednego wzoru listy obecności na szkoleniu komercyjnym. Lista ma potwierdzić, kto był na jakim szkoleniu, kiedy i jak długo. Wystarczą do tego:
- nazwa szkolenia i organizator,
- data, godziny rozpoczęcia i zakończenia, miejsce albo informacja, że szkolenie było online,
- imię i nazwisko prowadzącego,
- dla każdego uczestnika: liczba porządkowa, imię i nazwisko, podpis,
- przy szkoleniu dla firmy: nazwa firmy zamawiającej,
- przy szkoleniu kilkudniowym: osobna rubryka na podpis w każdym dniu albo osobna lista na każdy dzień,
- podpis prowadzącego potwierdzający listę.
Jeśli szkolenie jest dofinansowane, wzór listy i zakres danych określa zwykle umowa z operatorem albo urzędem, a nie organizator. Wtedy używasz ich wzoru i nie dopisujesz nic ponad to, czego wymagają.
Wzór listy obecności na szkoleniu
Wzór do skopiowania do edytora tekstu. Zapisany jako DOC możesz go edytować, zapisany jako PDF drukujesz i dajesz do podpisu.
LISTA OBECNOŚCI Szkolenie: ......................................................... Organizator: ....................................................... Data: .................. Godziny: od ....... do ....... Miejsce / forma: [ ] stacjonarnie: .................. [ ] online Prowadzący: ........................................................ Zamawiający (przy szkoleniu dla firmy): ............................ Lp. | Imię i nazwisko uczestnika | Podpis ----|----------------------------|----------------------------- 1 | | 2 | | 3 | | 4 | | 5 | | 6 | | 7 | | 8 | | 9 | | 10 | | Liczba uczestników obecnych: ....... Informacja o przetwarzaniu danych: administratorem danych z listy jest [organizator, adres]. Dane przetwarzamy w celu potwierdzenia udziału w szkoleniu i wystawienia zaświadczeń. Pełna informacja: [adres strony lub załącznik]. Podpis prowadzącego: ...........................Wersja dla szkolenia dwudniowego ma jedną tabelę z dwiema kolumnami na podpis:
| Lp. | Imię i nazwisko | Dzień 1 (data) | Dzień 2 (data) |
|---|---|---|---|
| 1 | |||
| 2 | |||
| 3 |
Jeśli chcesz od razu gotowy plik z twoimi danymi, przygotuj go w generatorze listy obecności i wydrukuj.
Jak prowadzić listę obecności na szkoleniu online?
Uczestnik szkolenia online nie podpisze kartki, więc obecność potwierdzasz inaczej. Najczęściej łączy się dwa sposoby:
- Zapis z narzędzia do spotkań. Raport uczestników z godziną wejścia i wyjścia. Pokazuje, jak długo ktoś był połączony, ale nie to, czy uważał.
- Aktywne potwierdzenie w trakcie. Krótka ankieta, pytanie na czacie albo quiz w połowie i na końcu spotkania. Odpowiedź oznacza, że uczestnik był przy komputerze.
Do tego lista w tej samej formie co papierowa: nazwa szkolenia, data, godziny, prowadzący, uczestnicy i dla każdego godzina dołączenia, godzina wyjścia oraz potwierdzenie.
| Lp. | Imię i nazwisko | Dołączył | Opuścił | Potwierdzenie w trakcie |
|---|---|---|---|---|
| 1 | 9:02 | 15:58 | tak (2/2) | |
| 2 | 9:15 | 12:30 | tak (1/2) |
Przy szkoleniu dofinansowanym sposób potwierdzania obecności online określa operator albo aktualny regulamin programu. Sprawdź go przed szkoleniem, nie po nim. Organizację całego szkolenia online opisuje tekst o tym, jak zorganizować szkolenie online.
Lista obecności a RODO — jakie dane wolno zbierać?
Tylko te, które są potrzebne do celu listy. To zasada minimalizacji danych z art. 5 ust. 1 lit. c RODO: dane mają być adekwatne, stosowne i ograniczone do tego, co niezbędne do celów przetwarzania. Źródło: rozporządzenie 2016/679 w serwisie EUR-Lex, sprawdzone 19 września 2026.
W praktyce:
| Dana | Kiedy jest uzasadniona |
|---|---|
| Imię i nazwisko | Zawsze, bez tego lista nie spełnia celu |
| Podpis | Przy szkoleniu stacjonarnym jako potwierdzenie obecności |
| Nazwa firmy | Przy szkoleniu dla kilku firm albo gdy zamawiający rozlicza obecność swoich pracowników |
| E-mail, telefon | Zwykle nie na liście. Masz je z formularza zapisu, a na liście widzą je wszyscy kolejni uczestnicy |
| PESEL | Tylko gdy wymaga go podstawa, na przykład umowa o dofinansowanie albo wymogi operatora. Przy szkoleniu komercyjnym nie |
| Stanowisko, dział | Tylko gdy zamawiający potrzebuje ich do raportu i wynika to z umowy |
Papierowa lista ma jeszcze jeden problem: każdy kolejny uczestnik widzi dane poprzednich. To kolejny powód, żeby nie wpisywać tam danych kontaktowych.
Jak poinformować uczestników o przetwarzaniu danych?
Art. 13 RODO wymaga, żeby przy zbieraniu danych od osoby przekazać jej między innymi: kto jest administratorem i jak się z nim skontaktować, w jakim celu i na jakiej podstawie przetwarzasz dane, komu je przekazujesz, jak długo je przechowujesz oraz jakie prawa przysługują tej osobie.
Nie musisz drukować tego w całości na liście. Wystarczy krótka informacja na liście z odesłaniem do pełnej treści, na przykład w regulaminie zapisów, w mailu potwierdzającym zapis albo na stronie. Informację przekazujesz najpóźniej w chwili zbierania danych, więc najlepiej już przy zapisie.
Jeśli szkolenie jest dofinansowane i dane trafiają do operatora albo urzędu, napisz to wprost w informacji. Uczestnik powinien wiedzieć, że jego dane trafiają dalej.
Jak długo przechowywać listę obecności?
Tak długo, jak jest potrzebna do celu, dla którego ją prowadzisz. Tak brzmi zasada ograniczenia przechowywania z art. 5 ust. 1 lit. e RODO. Przepis nie podaje jednego okresu dla list obecności, więc ustalasz go sam i zapisujesz w dokumentacji:
- szkolenie komercyjne: okres, w którym lista może być potrzebna do rozliczenia z zamawiającym, reklamacji albo wystawienia duplikatu zaświadczenia,
- szkolenie dofinansowane: okres wskazany w umowie o dofinansowanie albo w wymogach programu, który zwykle jest dłuższy i biegnie od zakończenia projektu,
- po upływie okresu: zniszczenie papierowej wersji i usunięcie elektronicznej.
Papierowe listy trzymaj w zamykanej szafie, a skany w miejscu z dostępem tylko dla osób, które ich potrzebują. Jeśli wątpisz, jaki okres przyjąć przy konkretnym programie, zapytaj operatora albo prawnika.
Co jeszcze przygotować razem z listą obecności?
Lista obecności to jeden z trzech dokumentów, które zamykają szkolenie. Pozostałe to:
- zaświadczenie lub certyfikat ukończenia, wystawiany na podstawie listy. Wzór przygotujesz w generatorze certyfikatu,
- ankieta ewaluacyjna, która mówi, jak uczestnicy ocenili szkolenie. Gotowe pytania są we wzorze ankiety po szkoleniu.
Przy szkoleniach zamawianych przez firmy dołącz do faktury zestawienie obecności. Zamawiający często go potrzebuje, żeby rozliczyć czas pracowników.
Jak zrobić to w Learnly?
Przy szkoleniu stacjonarnym obecność potwierdza odprawa w module wydarzeń: uczestnik dostaje bilet z kodem QR, a przy wejściu skanujesz kod, z blokadą podwójnego skanu. Wydarzenia to darmowa aplikacja dostępna w każdym pakiecie.
Pełne listy obecności są w aplikacji Szkolenia dofinansowane (99 zł miesięcznie, od pakietu START): lista dla całej grupy naraz, wydruk do podpisu i suma godzin. Aplikacja ma też rejestr uczestników z szyfrowanym PESEL-em, zgody RODO i obsługę prawa do zapomnienia. W połączeniu z pakietem PRO kosztuje 149 zł miesięcznie (129 zł przy płatności rocznej) — szczegóły na stronie dla firm szkoleniowych.
Pytania i odpowiedzi
Czy lista obecności na szkoleniu jest obowiązkowa?
Przy szkoleniu komercyjnym żaden ogólny przepis jej nie wymaga, ale bez niej trudno potwierdzić udział, wystawić zaświadczenie i rozliczyć się z firmą zamawiającą. Przy szkoleniu dofinansowanym lista jest zwykle wymagana umową albo zasadami programu.
Czy na liście obecności można zbierać PESEL?
Tylko wtedy, gdy wymaga tego konkretna podstawa, na przykład umowa o dofinansowanie. Przy zwykłym szkoleniu komercyjnym PESEL nie jest potrzebny, a zasada minimalizacji z art. 5 ust. 1 lit. c RODO każe ograniczyć dane do niezbędnych.
Czy uczestnik musi podpisać zgodę RODO na liście obecności?
Nie zawsze podstawą jest zgoda. Dane na liście przetwarzasz zwykle w związku z umową o udział w szkoleniu albo z obowiązkiem wynikającym z umowy o dofinansowanie. Zawsze musisz natomiast przekazać informację z art. 13 RODO.
Jak potwierdzić obecność na szkoleniu online?
Połącz raport z narzędzia do spotkań z godzinami wejścia i wyjścia z aktywnym potwierdzeniem w trakcie, na przykład krótką ankietą. Przy szkoleniu dofinansowanym sprawdź, jakiej formy wymaga operator.
Lista obecności w PDF czy DOC?
DOC, jeśli chcesz uzupełnić nazwę szkolenia i uczestników przed wydrukiem. PDF, jeśli lista ma być drukowana bez zmian i wypełniana ręcznie. Do podpisu i tak potrzebujesz wersji papierowej albo potwierdzenia online.