Learnly
Wzór do konsultacji z prawnikiem, nie porada prawna. Stan przepisów na 2 października 2026 r. Wzór dotyczy umowy między przedsiębiorcami (B2B). Umowa z konsumentem, czyli osobą prywatną zapisującą się na szkolenie, podlega dodatkowo przepisom o prawach konsumenta i wymaga innych zapisów.
Jaką umową jest umowa szkoleniowa?
Kodeks cywilny nie ma osobnej „umowy szkoleniowej”. Szkolenie to usługa, więc stosuje się art. 750 kodeksu cywilnego: do umów o świadczenie usług nieuregulowanych innymi przepisami stosuje się odpowiednio przepisy o zleceniu (art. 734–751). Tekst jednolity: Dz.U. 2026 poz. 795, sprawdzony 2.10.2026.
Z tego wynikają trzy rzeczy, o których warto wiedzieć przed podpisaniem:
| Przepis | Co oznacza w praktyce |
|---|---|
| art. 735 § 1 | Jeśli umowa nie mówi, że usługa jest bezpłatna, należy się wynagrodzenie |
| art. 746 § 1 i 2 | Każda strona może wypowiedzieć umowę w każdym czasie. Klient, który wypowiada, zwraca wydatki i płaci za wykonaną część, a bez ważnego powodu naprawia szkodę |
| art. 746 § 3 | Nie można z góry zrzec się prawa do wypowiedzenia z ważnych powodów. Zapis „umowa jest niewypowiadalna” tego nie zmieni |
| art. 751 pkt 1 | Roszczenie o wynagrodzenie za usługi wykonywane w ramach działalności przedawnia się z upływem 2 lat |
Szkolenie zwykle nie jest umową o dzieło (art. 627), bo trener nie gwarantuje konkretnego rezultatu, tylko staranne przeprowadzenie zajęć. Nie gwarantujesz, że po szkoleniu sprzedaż wzrośnie o 20%. Zobowiązujesz się, że poprowadzisz program rzetelnie.
Co musi zawierać umowa o świadczenie usług szkoleniowych?
| Element | Po co |
|---|---|
| Strony | Pełne dane firm, NIP, osoby reprezentujące |
| Przedmiot | Temat, program jako załącznik, liczba godzin, forma |
| Termin i miejsce | Daty, godziny, adres albo platforma online |
| Uczestnicy | Minimalna i maksymalna liczba, kto przekazuje listę |
| Obowiązki stron | Kto zapewnia salę, sprzęt, catering, materiały |
| Wynagrodzenie | Kwota netto i brutto lub podstawa zwolnienia z VAT, termin płatności |
| Zmiana terminu i odwołanie | Do kiedy bezpłatnie, ile kosztuje późna rezygnacja |
| Odpowiedzialność | Za co odpowiadasz, limit, wyłączenia |
| Materiały | Kto ma prawa autorskie i na co klient może je wykorzystać |
| Dane osobowe | Kto jest administratorem danych uczestników |
| Postanowienia końcowe | Forma zmian, sąd, załączniki |
Wzór umowy do skopiowania
Skopiuj blok i uzupełnij pola w nawiasach. Zapisy oznaczone „[opcja]” usuń, jeśli cię nie dotyczą.
UMOWA O ŚWIADCZENIE USŁUG SZKOLENIOWYCH nr [numer] zawarta w dniu [data] w [miejscowość] pomiędzy: [Nazwa firmy klienta], z siedzibą w [adres], NIP [ ], reprezentowaną przez [imię, nazwisko, funkcja], zwaną dalej „Zamawiającym”, a [Twoja firma], z siedzibą w [adres], NIP [ ], reprezentowaną przez [imię, nazwisko], zwaną dalej „Wykonawcą”. § 1. Przedmiot umowy 1. Wykonawca zobowiązuje się przeprowadzić dla pracowników lub współpracowników Zamawiającego szkolenie „[tytuł]” (dalej: „Szkolenie”), zgodnie z programem stanowiącym Załącznik nr 1. 2. Szkolenie obejmuje [liczba] godzin [zegarowych/dydaktycznych], w tym przerwy wskazane w programie. 3. Do umowy stosuje się art. 750 Kodeksu cywilnego. § 2. Termin, miejsce i uczestnicy 1. Szkolenie odbędzie się w dniu/dniach [daty], w godzinach [ ]. 2. Miejsce: [adres sali] / [platforma online, link przekaże Wykonawca najpóźniej [X] dni przed Szkoleniem]. 3. W Szkoleniu weźmie udział od [min] do [max] osób. Zamawiający przekaże listę uczestników najpóźniej [X] dni roboczych przed Szkoleniem. § 3. Obowiązki Wykonawcy Wykonawca zobowiązuje się: 1) przeprowadzić Szkolenie z należytą starannością, zgodnie z programem; 2) zapewnić trenera: [imię i nazwisko]; zmiana trenera wymaga zgody Zamawiającego wyrażonej [e-mailem]; 3) przygotować materiały szkoleniowe dla każdego uczestnika; 4) prowadzić listę obecności i wydać uczestnikom zaświadczenia o ukończeniu Szkolenia; 5) [opcja] przekazać Zamawiającemu raport ze Szkolenia w terminie [X] dni. § 4. Obowiązki Zamawiającego Zamawiający zobowiązuje się: 1) zapewnić salę z [rzutnik, flipchart, dostęp do internetu] / zapewnić uczestnikom sprzęt i łącze do udziału online; 2) zapewnić obecność uczestników w uzgodnionych godzinach; 3) zapłacić wynagrodzenie na zasadach z § 5. § 5. Wynagrodzenie i płatność 1. Za przeprowadzenie Szkolenia Zamawiający zapłaci Wykonawcy wynagrodzenie w wysokości [kwota] zł netto, powiększone o VAT według obowiązującej stawki / [kwota] zł, sprzedaż zwolniona z VAT na podstawie [podstawa prawna]. 2. Wynagrodzenie obejmuje [przygotowanie, prowadzenie, materiały, zaświadczenia, dojazd trenera]. 3. Za każdego uczestnika ponad [max] osób wynagrodzenie wzrasta o [kwota] zł netto. 4. Płatność nastąpi przelewem na rachunek wskazany na fakturze, w terminie [14] dni od jej doręczenia. Faktura zostanie wystawiona [po Szkoleniu / [X]% zaliczki po podpisaniu umowy, reszta po Szkoleniu]. § 6. Zmiana terminu i rezygnacja 1. Każda ze Stron może zaproponować zmianę terminu najpóźniej [10] dni roboczych przed Szkoleniem. Zmiana wymaga zgody drugiej Strony wyrażonej [e-mailem] i nie powoduje dodatkowych kosztów. 2. W razie rezygnacji przez Zamawiającego: a) do [X] dni roboczych przed Szkoleniem — bez kosztów, b) później niż [X], ale nie później niż [Y] dni roboczych przed Szkoleniem — Zamawiający zwraca udokumentowane wydatki Wykonawcy oraz zapłaci [X]% wynagrodzenia, c) później niż [Y] dni roboczych przed Szkoleniem — Zamawiający zapłaci [X]% wynagrodzenia. 3. Jeżeli Szkolenie nie może się odbyć z powodu choroby trenera lub innej przyczyny po stronie Wykonawcy, Wykonawca zaproponuje nowy termin albo zastępczego trenera o porównywalnych kwalifikacjach. Jeżeli Zamawiający nie przyjmie propozycji, nie płaci wynagrodzenia, a wpłacona zaliczka podlega zwrotowi w ciągu [14] dni. 4. Postanowienia ust. 2 nie wyłączają prawa Stron do wypowiedzenia umowy z ważnych powodów. § 7. Odpowiedzialność 1. Wykonawca odpowiada za niewykonanie lub nienależyte wykonanie umowy na zasadach ogólnych. 2. [opcja] Odpowiedzialność Wykonawcy z tytułu umowy jest ograniczona do wysokości wynagrodzenia z § 5 ust. 1, z wyjątkiem szkody wyrządzonej umyślnie. 3. Wykonawca nie gwarantuje osiągnięcia przez Zamawiającego określonych wyników biznesowych w następstwie Szkolenia. § 8. Materiały szkoleniowe 1. Autorskie prawa majątkowe do materiałów szkoleniowych przysługują Wykonawcy [lub osobom, od których Wykonawca uzyskał licencję]. 2. Wykonawca udziela Zamawiającemu niewyłącznej licencji na korzystanie z materiałów przez uczestników Szkolenia, na następujących polach eksploatacji: [utrwalanie i zwielokrotnianie na potrzeby wewnętrzne Zamawiającego, przechowywanie w wewnętrznej sieci Zamawiającego], na terytorium [Polski], przez okres [ ]. 3. Licencja nie obejmuje udostępniania materiałów osobom trzecim, publikacji ani wykorzystywania ich do prowadzenia szkoleń przez Zamawiającego. 4. Nagrywanie Szkolenia wymaga zgody Wykonawcy i trenera wyrażonej [e-mailem]. § 9. Poufność Strony zachowają w poufności informacje o drugiej Stronie uzyskane w związku z realizacją umowy, w tym informacje o sytuacji zespołu przekazane do przygotowania Szkolenia, przez okres [2 lat] od jej zakończenia. § 10. Dane osobowe 1. Zamawiający przekazuje Wykonawcy imiona, nazwiska i adresy e-mail uczestników wyłącznie w celu realizacji Szkolenia. 2. [Wybierz jeden wariant po konsultacji z prawnikiem:] [A] Wykonawca przetwarza te dane jako odrębny administrator, w celu realizacji umowy i wydania zaświadczeń, i poinformuje o tym uczestników. [B] Strony zawierają odrębną umowę powierzenia przetwarzania danych osobowych (art. 28 RODO), stanowiącą Załącznik nr 2. § 11. Postanowienia końcowe 1. Zmiany umowy wymagają formy [pisemnej / dokumentowej] pod rygorem nieważności. 2. W sprawach nieuregulowanych stosuje się przepisy Kodeksu cywilnego. 3. Spory rozstrzyga sąd właściwy dla siedziby [Wykonawcy / pozwanego]. 4. Umowę sporządzono w [dwóch jednobrzmiących egzemplarzach / formie elektronicznej z kwalifikowanymi podpisami / formie dokumentowej]. Załączniki: 1. Program Szkolenia. 2. [opcja] Umowa powierzenia przetwarzania danych osobowych. _______________________ _______________________ Zamawiający WykonawcaKtóre zapisy najczęściej trzeba dopasować?
Rezygnacja klienta (§ 6). To najważniejszy zapis dla ciebie. Szkolenie odwołane trzy dni przed terminem to dzień, którego już nie sprzedasz. Jeśli procent wynagrodzenia przy późnej rezygnacji ma działać jak kara umowna, pamiętaj, że kara umowna dotyczy tylko zobowiązań niepieniężnych (art. 483 § 1 KC), a sąd może ją zmniejszyć, gdy jest rażąco wygórowana (art. 484 § 2). Z prawnikiem ustal, czy zapis ma być karą, częścią wynagrodzenia czy odstępnym.
Limit odpowiedzialności (§ 7 ust. 2). Strony mogą umownie ograniczyć odpowiedzialność, ale nie za szkodę wyrządzoną umyślnie. Zastrzeżenie, że dłużnik nie odpowiada za szkodę umyślną, jest nieważne (art. 473 § 2 KC).
Materiały (§ 8). Licencja obejmuje tylko pola eksploatacji wyraźnie w niej wymienione (art. 41 ust. 2 ustawy o prawie autorskim i prawach pokrewnych, Dz.U. 2025 poz. 24). Jeśli umowa nie mówi wyraźnie o przeniesieniu praw, uważa się, że udzielono licencji (art. 65), a licencja bez wskazanego okresu działa przez pięć lat (art. 66 ust. 1). Gdy klient chce dostać prezentację „na własność”, to jest osobna, droższa usługa.
Dane osobowe (§ 10). Wybór wariantu zależy od tego, kto decyduje o celu przetwarzania. Firma wysyłająca pracowników na szkolenie i trener wystawiający zaświadczenia bywają odrębnymi administratorami, ale przy niektórych usługach trener przetwarza dane na zlecenie klienta. To decyzja dla prawnika albo inspektora ochrony danych.
Szkolenie dofinansowane. Przy szkoleniach z KFS lub BUR umowa musi być zgodna z wymaganiami operatora albo urzędu pracy, a dokumenty, takie jak lista obecności i zaświadczenie, mają określony zakres. Wzór z tej strony jest dla szkoleń komercyjnych. Formalności przy zakładaniu firmy i szkoleniach dofinansowanych opisuje tekst jak założyć firmę szkoleniową.
Co dołączyć do umowy?
- Program szkolenia z efektami i harmonogramem. Gotowy punkt wyjścia: wzór programu szkolenia.
- Ofertę, jeśli klient się do niej odwołuje. Wzór: oferta szkoleniowa dla firm.
- Listę obecności, której wzór przyda się w dniu szkolenia: lista obecności na szkoleniu.
Jeśli sprzedajesz szkolenia otwarte osobom prywatnym przez stronę zapisu, umowę zastępuje regulamin akceptowany przy zakupie. W Learnly regulamin i politykę prywatności podpinasz pod formularz zamówienia, a fakturę na firmę klient zamawia w tym samym formularzu (faktury od pakietu START). Pakiety porównuje cennik.
Pytania i odpowiedzi
Czy umowa szkoleniowa to umowa zlecenia?
To umowa o świadczenie usług, do której przepisy o zleceniu stosuje się odpowiednio na podstawie art. 750 kodeksu cywilnego. W praktyce oznacza to m.in. prawo każdej strony do wypowiedzenia umowy w każdym czasie na zasadach z art. 746.
Czy umowa o szkolenie może być umową o dzieło?
Zwykle nie. Umowa o dzieło (art. 627 KC) dotyczy konkretnego rezultatu, a szkolenie polega na starannym przeprowadzeniu zajęć. O dziele można mówić np. przy przygotowaniu kursu e-learningowego jako gotowego produktu. Kwalifikację konkretnej umowy oceń z prawnikiem.
Czy klient może odwołać szkolenie dzień przed terminem bez kosztów?
Może wypowiedzieć umowę w każdym czasie (art. 746 § 1 KC), ale musi zwrócić wydatki i zapłacić część wynagrodzenia odpowiadającą wykonanym czynnościom, a przy wypowiedzeniu bez ważnego powodu także naprawić szkodę. Dlatego warto z góry opisać w umowie koszty późnej rezygnacji.
Czy umowa szkoleniowa musi być pisemna?
Przepisy nie wymagają formy pisemnej dla takiej umowy między firmami. Umowa zawarta mailem też jest ważna. Forma pisemna lub elektroniczna z podpisami ułatwia jednak dowód, a przy szkoleniach dofinansowanych operator zwykle określa wymaganą formę dokumentów.
Jak długo mam czas na dochodzenie zapłaty za szkolenie?
Roszczenie o wynagrodzenie osoby, która zawodowo świadczy takie usługi, przedawnia się z upływem 2 lat (art. 751 pkt 1 KC). Nie czekaj z wezwaniem do zapłaty do końca tego terminu.